戴晓路:亲历女校档案室的创建与发展
2012年07月09日 09:15  点击:[]

学院综合档案室从成立至今已走过18载春秋,她随着学院的壮大而不断发展,经历了从无到有、从散到集、逐步规范的历程。库房内一份份档案忠实记录了学院从妇干班、妇干校、女子中专、女子职业技术学院这30 多年来光辉的发展足迹,记录了女院人艰苦创业、勇于进取的精神风貌。我有幸亲历了档案室每一步的发展,每个阶段至今历历在目,特别对一些片断仍记忆犹新。  

从无到有,创建女校档案室

金沙建立初期,并没有专门的档案室。从1981 年建校至1995 年这15 年间,所有的文件资料、照片,都分别由各个职能部门各自保管和使用,极易丢失,更不利于规范管理。学校意识到了档案集中管理的重要性和必要性,于1995 年9 月正式成立校综合档案室,隶属办公室,编制两人(即我和杨志安老师),办公地点设在海珠校区综合楼四楼,约15 平方的房间,隔出一半作为库房,一半作为办公区。购置了16 套 5 节档案柜以及装订机、打码机、打孔机、档案盒、软卷皮、案卷夹等一批档案用具。在办公区里,摆三张办公桌加一个玻璃长条地柜,这就是档案室最初的设备和格局。让我印象深刻的是,当时学校其他的办公室都还没条件用上空调,由于档案保管对温、湿度有严格的要求,为了档案的安全保管,学校领导决定把当时全校唯一的一台空调机安装在档案室,档案室成为全校第一个用上空调的办公室。  

硬件配备了,关键是管理了。学校当时是一个成人教育及中专教育学校,考虑到以后学校的发展,校领导提出,新建档案室档案管理体系按高校档案分类法和管理规范最新标准来做,免得将来走回头路。后来的发展实践证明了这是一个英明决策!档案管理对当时的我来说是一个全新的工作领域,面对学校提出的高要求,内心充满了忐忑。时任学校两办主任的张帼华、李丽婷两位领导鼓励我:“你不要有畏难情绪,边学边干,边干边提高,只要用心,没有做不好的工作!”两位领导的勉励使我增强了做好档案工作的使命感,让我满怀热情和信心投入到档案工作中。  

一份校发红头文件《关于向各部门收集建校以来各类资料的通知》(粤女校 [1995] 号)吹响了全校档案资料集中管理的集结号。在收集文件材料的近两个月中,办公室李丽婷主任带领大家走访了省档案局技术监督引导处,请档案局专家审阅金沙澳门官网|app下载网址的档案工作管理制度,当时由李丽婷主任编制的这套档案管理制度是根据1994年国家最新颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范与高等学校档案工作规范》,结合金沙澳门官网|app下载网址实际规模制订的。在得到了专家的肯定后,更加明确了金沙澳门官网|app下载网址档案管理的分类体系。接下来大家又走访了中山大学、广东商学院、广东轻工职业技术学院等多所高校的综合档案馆(室),学习、借鉴各家的先进做法和经验。  

两个月后,从各部门收集来的建校以来的文件、图表、照片、信函、教材、书刊、各类报表、帐册等等各种各类资料堆满了整个档案室办公间。大家严格按学校的档案管理规范对归档文件进行整理,分五个大门类,50 多个二级类目开始了学校首批档案的鉴定、立卷、编目、上架。此后每年固定时间回收、归档,实现了档案保管和利用的基本属性。经过几年的努力,档案室的建设初具规模,开始在学校各项工作中渐渐发挥应有的作用。  

逐步规范,跃上管理新台阶

金沙于2001 年改建为高职学院,随着扩校搬迁,综合档案室于2002 年7 月从海珠校区搬至番禺主校区,档案管理用房从15 平米扩充为112 平米,其中办公、阅览室64 平米,库房48 平米,真正实现了办公、阅览、库房三分开,设施也更加齐备:全新的 5 节文件柜、柜式空调、计算机、激光打印机、刻录机、扫描仪、碎纸机等设备一应俱全,并在档案库房门窗安装了红外线报警装置。档案库存已从最初的5 个门类150 多卷案卷增加到9 个门类3300 多卷,全部手写编目过渡到管理App编目和查找。  

金沙升级为大专院校后,省档案局对高校档案工作的标准也提出了明确的要求,规定每间学校必须实行达标管理,达标分三级:省二级、省一级和省特级。  

由于考虑学院刚升级,档案室最初申报的目标是省一级,并制订了升级方案。学院领导非常重视档案室的达标工作,邀请了省档案局监督引导处有关专家来院进行检查、预评,经过初期预评,专家们认为金沙澳门官网|app下载网址档案室在成立之初的中专时期就已使用高校规范分类法管理档案,完全符合高校档案管理体系和达标要求,无需改制,可直接入轨,基础良好。这个评价让大家信心大增,学校在多次听取档案工作的汇报后决定,提高申报标准,直接申报“省特级”。定下目标后,在人力、经费、场地等方面给予了极大的支撑。回想起中专时期制定的档案管理目标和分类规范,不得不佩服当时学校各级领导深具远识的眼光!  

在学院和各部门的大力支撑下,档案室会同各部门兼职档案员经过半年多共同努力,一步到位,圆满实现了档案室的达标升级目标,于2003 年 1 月被省档案局评为“省特级”档案综合管理单位。  

学院档案室在2009 年3月第三次搬迁,从综合楼二楼搬至行政办公楼四楼,档案管理用房增至168 平米,除办公、阅览间外,分人事、基财、综合三大独立库房,学院在技防方面加大了投入,在阅览室和库房安装了 24 小时视频监控系统。库室档案数量不断增加,已达10 个门类近5000 卷档案,此规模还在逐年增长。档案信息工作在教学、科研、办学评估、校史编写、学院对外宣传等工作方面发挥了重要的作用。  

从2008 年开始,学校就将档案信息化建设纳入到学院信息化建设工作中,投入近十万元资金用于OA 系统与档案管理App整合。于2011 年完成档案管理系统数据与OA 系统的整合对接,实现了公文的网上申请、收发、借阅、归还,做到了随时发文、随时归档、随时利用,真正提高了档案工作效率及服务利用效率,成为在我省初步实现档案信息化建设的少数几所高校之一。档案信息化建设工作,成为我院档案工作的亮点和特色,在2012 年省直单位档案工作年度评估中,我院档案工作被评为“优秀”等级。  

立足服务,拓展档案室新功能

档案的开发利用是做好档案工作的出发点和归宿点。作为高职院校档案室,在充分发挥档案凭证作用和参考作用、为科研和管理服务的同时,更着眼于为教学服务,努力开拓档案室的实践教学新功能。  

2011 年,我院举行建校30 周年校庆,档案室积极参与编制我院建校 30 周年纪念画册以及校史展览厅的建设,利用库存档案,提供了许多珍贵的声像和实物档案。2012年以来,在学院推进的“校史资料收集、整理、考证与利用”专项科研项目中,我与档案室的赵俊同志参与该项目工作,利用室藏档案,提供建校历史资料,协助建立了校史资料室,充分发挥了档案室应有的功能。  

着眼于学院培养高技能型人才,大家利用档案室实体档案直接服务于高职教学,拓展实践教学新功能,成为我院省级示范专业文秘专业的实践教学基地。从2004 年9 月开始,我和赵俊同志先后承担了学院管理系文秘专业实训引导老师工作,每学期为学生的文档管理课程开展现场教学,引导学生在档案室进行实操训练。我还参与编写高职院校秘书专业精品系列教材《现代秘书实训》中的档案管理技能训练部分,该书为我院文秘专业“现代秘书实务”的实操教材,我院的“现代秘书实务”课程被评为省级精品课程。同时,通过档案室牵头与省档案馆联系,在省档案馆建立了我院文秘专业的校外实践教学基地,该教学基地于 2008 年 3 月正式挂牌,现每学期均组织学生到档案馆进行见习、实践活动。通过档案实体教学和实践,极大地提高了学生实操技能,夯实了课堂理论常识,档案室在高职教育人才培养中发挥了越来越大的作用。  

时代不断变迁,科技日新月异。女院档案室从创建至今,经历了 18 年的发展,今日的档案室从设施到规模与往昔已不可同日而语。作为参与者,我有幸亲历了她的每一次变化和进步,和她一起成长,在我的职业生涯里书写下闪光而难忘的一页。  

编辑概况:戴晓路,女,档案馆员。1987 年5月调入广东省妇干校(广东女子学院前身)工作,历任行政科科长、档案馆员,现任学院行政办公室副主任。

 

编辑:戴晓路  

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